News

Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public (“Legea”) inițată în vederea transpunerii Directivei 1.937/2019, a intrat in vigoare in 22 decembrie 2022. Aceasta instituie cadrul general  în materia protecţiei persoanelor care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul anumitor entități juridice, reglementând totodată aspecte precum conținutul raportărilor sau procedura privind transmiterea și gestionarea acestora.

Prezentăm în continuare câteva aspecte relevante pentru entitățile private.

Entitățile obligate să instituie canale de raportare internă

Obligația de a implementa sau de a identifica canale de raportare internă și de a reglementa modalitatea de efectuare și gestionare  a raportărilor prin proceduri interne specifice, revine:

• entităților care au cel puțin 50 de angajați
• entităților care au mai puțin de 50 de angajați și sunt cuprinse în domeniul de aplicare a actelor normative enumerate în Anexa 3 a Legii.

Obligația entităților private care au între 50 şi 249 de angajaţi de a identifica sau institui canale interne de raportare intră în vigoare la data de 17 decembrie 2023. Pentru restul entităților, în lipsa unui termen derogatoriu, aceste obligații intră în vigoare odată cu legea.

Avertizorul în interes public

Avertizorul în interes public este persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional. În această categorie intră lucrătorii, candidații, foștii salariați, persoanele parte la negocieri precontractuale, persoanele care desfășoară activitate independentă, acționarii, persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere, membrii neexecutivi ai consiliului de administratie, voluntarii și stagiarii remunerați sau neremunerați, precum și orice persoană care lucrează sub conducerea și supravegherea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanților și a furnizorilor acesteia. Contextul profesional în care pot fi identificate încălcările este reprezentat de orice activități profesionale, actuale sau anterioare, remunerate sau nu, în baza cărora persoanele pot obține informații referitoare la încălcări ale legii și pot suferi represalii în caz de raportare a acestora. Contextul profesional poate include procesul de recrutare, negocierea pre-contractuală, executarea contractului de muncă sau a altui tip de contract, exercitarea atribuțiilor în cadrul organelor de drept societar sau exercitarea calității de asociat.

Obiectul raportării

În sensul Legii, încălcări ale legii se referă practic la orice nerespectare a dispozițiilor legale, inclusiv incălcări ale normelor Uniunii Europene, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii. După cum se poate observa, definiția încălcărilor legii este foare largă. Deși sunt enumerate cateva domenii în care încălcările se pot produce, acestea sunt date cu titlu de exemplu, enumerarea nefiind limitativă. Astfel, orice faptă care reprezintă o încălcare a legii sau chiar o suspiciune rezonabilă cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, inclusiv informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări, care s-au produs sau sunt susceptibile să se producă în cadrul entităților cărora li se aplică viitoarea lege, se va putea raporta.

Modalități de raportare

Raportarea se poate realiza atât prin intermediul canalelor interne cât și externe de raportare. Foarte important de menționat este faptul că avertizorul în interes public poate alege între cele două, luând în considerare existența riscului de represalii, imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor de raportare sau lipsa canalului intern de raportare.

Raportarea internă (in house) va reprezenta principala modalitate de raportare și se va putea efectua prin mijloacele puse la dispoziție de entitățile incluse în domeniul de aplicare al legii. Raportarea externă se va putea efectua prin canalele externe puse la dispoziție de autoritățile competente să primească astfel de raportări, precum Agenţia Naţională de Integritate.

Raportarea se poate face într-una din următoarele modalități:

• în scris, pe suport de hârtie sau în format electronic
• prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocală
• prin întâlnire față în față.

În plus, există și posibilitatea divulgării publice a informațiilor privind încălcarea legii. În acest caz, avertizorul beneficiază de protecție doar în anumite condiții, cum ar fi, spre exemplu, situația în care a raportat mai întâi intern și extern sau direct extern însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare în termenul legal. Aceasta se va putea realiza prin intermediul presei, organizaţiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizaţiilor neguvemamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispoziţie în orice mod în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii.

Conținutul raportărilor

Raportarea trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informatii:

• numele, prenumele și datele de contact ale avertizorului
• contextul profesional în care au fost obținute informațiile
• persoana vizată, dacă este cunoscută
•  descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii
• probele în susţinerea raportării
• data şi semnătura

Cu titlu de excepție, sunt premise și raportări anonime. Astfel, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează, în măsura în care conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii.

Foarte important de precizat faptul că termenul maxim de păstrare a raportărilor este de 5 ani, după care acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

Entitățile private care au între 50 şi 249 de angajaţi au posibilitatea de a se grupa și a utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor și acțiunile subsecvente.

Obligația de a păstra confidențialitatea

Sunt prevăzute reguli exprese cu privire la protecția identității avertizorului, a persoanei vizate și a terțelor personae la care se face referire în raportare.

Spre exemplu, în ceea ce privește avertizorul, ca și regulă, de la care sunt prevăzute anumite excepții, persoana desemnată să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului sau informații care ar conduce la identificarea acestuia. Printre excepții se numără situația în care divulgarea identității este impusă de lege sau când există consimțământul expres al avertizorului cu privire la dezvăluirea identității sale. Deși nu este expres prevăzut, considerăm ca un astfel de consimțământ ar trebui obținut în scris.

Identitatea persoanei vizate de raportare este protejată cât timp sunt în desfășurare acțiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, exceptând cazul în care, urmare a soluționării raportării sau divulgării, se constată nevinovăția persoanei vizate. Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate și dreptul de acces la propriul dosar.

Procedura privind raportarea internă

Menționăm pe scurt elementele pe care companiile trebuie să le aibă în vedere în ceea ce privește procedura privind raportarea internă:

• Modalitatea de gestionare a raportarilor, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea identității avertizorului și al oricărui terț implicat.
• Obligația de a confirma avertizorului primirea raportării în cel mult 7 zile de la primire.
• Desemnarea unei persoane /compartiment/terț responsabil cu procedura de raportare.
• Obligația de informare a avertizorului privind stadiul acțiunilor subsecvente raportării în termen de 3 luni de la confirmarea primirii sau de la expirarea termenului de confirmare, dacă aceasta nu a fost transmisă, precum și ori de câte ori acțiunile evoluează și nu există riscul de a periclita desfășurarea acestora.
• Obligația de informa conducerea societății și avertizorul cu privire la modalitatea de soluționare a raportării.
• Obligația de oferi informații clare și ușor accesibile privind procedurile de raportare externă catre autoritățile competente.
• Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie comunicate angajaților, prin afișare pe pagina de internt și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil.
• Obligația de a se asigura că cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.
• Obligația de a păstra evidența raportărilor într-un registru care poate fi ținut pe suport de hârtie sau electronic și care se păstrează în condiții de confidențialite.

Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor pentru efectuarea respectivei raportări,cum ar fi suspendarea contractului de muncă, concedierea, retrogradarea, sancțiuni disciplinare, discriminarea, refuzul de a transforma un contract de muncă pe perioadă determinată într-unul pe perioadă nedeterminată etc.

În cazul în care, spre exemplu, canalul de raportare este o linie telefonică neînregistrată, conversația se documentează de către persoana desemnată într-un proces-verbal de transcriere completă şi exactă, cu oferirea posibilității avertizorului de a verifica, rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la conținut, prin semnarea acestuia.

În cazul în care se utilizează o linie telefonică înregistrată, obligația de a documenta raportarea se poate realiza prin înregistrarea conversației cu acordul avertizorului. În lipsa consimțământului avertizorului pentru transcrierea sau înregistrarea coversației, acesta poate fi îndrumat să raporteze în scris.

În cazul în care avertizorul solicită ca raportarea să aibă loc în prezența persoanei desemnate, aceasta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, al carui conținut este certificat de avertizor prin semnătura sa.

În cazul în care avertizorul nu își exprimă consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport de hârtie sau in format electronic, la o adresă de poștă dedicată.

Maniera de soluționare a aspectelor semnalate poate consta inclusiv în clasare atunci când nu au fost transmise suficiente informații pentru soluționarea solicitării sau în închiderea procedurii dacă se constată că este vorba de o încălcare minoră care nu necesită acțiuni subsecvente suplimentare.

Pentru detalii puteti contacta:

Ileana Lucian, Partner ileana.lucian@mlegal.ro

Silvia Dumitrache, Senior Associate silvia.dumitrache@mlegal.ro

Laura Ghinea, Senior Associate laura.ghinea@mlegal.ro

Rules on the protection of whistleblowers 

Law no. 361/2022 on the protection of whistleblowers in public interest (the “Law”) initiated to transpose the Directive 1937/2019, entered into force on 22nd of December 2022. The Law sets the general framework for the protection of persons who report violations of the law, which have occurred or are likely to occur within certain legal entities, while regulating issues such as the content of the reports or the procedure for their submission and management.

We present below a few issues relevant for the private entities.

Entities that must set up internal reporting channels

The obligation to implement or identify internal reporting channels and to regulate the preparation and management of the reports through specific internal procedures is incumbent on:

• entities that have at least 50 employees
• entities that have less than 50 employees and are included in the scope of the normative deeds listed in Annex 3 to the Law.

The obligation of private entities having between 50 and 249 employees to identify or establish internal reporting channels takes effect on December 17, 2023. For the rest of the entities, in the absence of a derogation period, these obligations come into force along with the law.

The public interest whistleblower

The whistleblower in public interest is the natural person who reports or publicly discloses information regarding violations of the law, obtained within a professional context. This category includes workers, candidates, former employees, persons involved in pre-contractual negotiations, self-employed persons, shareholders, persons who are members of the administrative, management or supervisory body, non-executive members of the board of directors, volunteers and trainees, remunerated or unpaid, as well as any person working under the direction and supervision of the natural or legal person with whom the agreement was concluded, its subcontractors and suppliers. The professional context in which breaches can be identified is any professional activity, current or previous, remunerated or unpaid, based on which persons may obtain information on breaches of the law and may be retaliated against if they are reported. The professional context may include the recruitment process, the pre-contractual negotiation, the performance of the employment agreement or another type of agreement, the exercise of the competences within the corporate law bodies or the exercise of the capacity of shareholder.

Subject of the reporting

For the purposes of the Law, breaches of the law refer to virtually any breach of the legal provisions, including breaches of European Union rules, which represent disciplinary violations, contraventions or offenses, or which are contrary to the subject or purpose of the law. As can be seen, the definition of breaches of the law is very broad. Although some areas where infringements may occur are listed, they are given by way of example, and the list is not exhaustive.

Thus, it will be possible to report any fact that represents a violation of the law or even a reasonable suspicion of actual or potential violations of the law, including information regarding attempts to conceal such violations, which have occurred or are likely to occur within the entities to which the Law applies

Ways of reporting

Reporting can be done both through internal and external reporting channels. It is important to note that the whistleblower can choose between the two, considering the risk of retaliation, the inability to remedy the breach effectively through the reporting channels or the lack of an internal reporting channel.

In-house reporting will be the main way of reporting and will be possible through the means provided by the entities included in the scope of the law. External reporting will be possible through external channels provided by the competent authorities to receive such reports, such as the National Integrity Agency.

Reporting can be done in one of the following ways:

• in writing, on paper or in electronic format
• by communicating on the telephone lines or by other voice messaging systems
• by face-to-face meeting.

In addition, there is the possibility of publicly disclosing information about the violation of the law. In this case, the whistleblower is protected only under certain conditions, such as, for example, the situation in which he/she first reported internally and externally or directly externally but considers that no appropriate measures have been taken within the legal deadline. This can be done through the press, professional, trade union or employer organizations, non-governmental organizations, parliamentary committees or by making available the information regarding violations of the law, in any way, in the public space.

Content of the reports

The report must include at least the following information:

• name, surname and contact details of the whistleblower
• professional context in which the information was obtained
• designated person, if known
• description of the deed likely to represent a violation of the law
• evidence in support of the reporting
• date and signature

As an exception, anonymous reporting is also allowed. Thus, the report which does not include the name, surname, contact details or signature of the whistleblower is examined and resolved, insofar as it contains sufficient information regarding violations of the law.

It is important to note that the maximum retention period for the reports is 5 years, after which they are destroyed, regardless of the medium on which they are kept.

The private entities having between 50 and 249 employees have the possibility to group together and use or share resources in terms of receiving reports and subsequent actions.

Obligation to keep confidentiality

There are express rules on the protection of the identity of the whistleblower, the designated person and the third parties referred to in the report. For example, with regard to the whistleblower, as a rule, from which certain exceptions are provided, the person designated to resolve the reporting has an obligation not to disclose the identity of the whistleblower or the information that would lead to his/her identification.

Exceptions include the situation where the disclosure of the identity is required by law or when there is the express consent of the whistleblower regarding the disclosure of his identity. Although not expressly provided, we deem that such consent should be obtained in writing. The identity of the designated person shall be protected for as long as the actions subsequent to the reporting or public disclosure are ongoing, unless the innocence of the data subject is found as a result of the settlement of the reporting or disclosure. The designated person has the right to defense, including the right to be heard and the right to access their file.

Internal reporting procedure

We briefly mention the elements that companies need to consider when it comes to the internal reporting procedure:

• How to manage the reports, so as to ensure the confidentiality of the identity of the whistleblower and of any third party involved
• The obligation to confirm to the whistleblower the receipt of the report within maximum 7 days from the receipt
• Designation of a person/compartment/third party responsible for the reporting procedure
• The obligation to inform the whistleblower of the status of actions subsequent to reporting within 3 months from confirmation of receipt or from expiry of the confirmation period, if this has not been delivered, as well as whenever the actions progress and there is no risk of endangering their development
• The obligation to inform the company’s management and the whistleblower about the method to resolve the reporting
• The obligation to provide clear and easily accessible information on external reporting procedures to competent authorities
• The designated person, as well as the means of reporting must be communicated to the employees, by posting on the website and by posting at the headquarters, in a visible and accessible place
• The obligation to ensure that at least one means of reporting is accessible
• The obligation to have records of reports in a register that can be kept on paper or electronically and that is kept confidential
• Any form of retaliation against whistleblowers for such reporting such as suspension of the employment agreement, dismissal, demotion, disciplinary action, discrimination, refusal to convert a fixed-term employment agreement into an indefinite one, etc. is prohibited.

If, for example, the reporting channel is an un-recorded telephone line, the conversation shall be documented by the designated person in a complete and accurate transcript report, with the possibility for the whistleblower to check, rectify and express his/her consent about to the content by signing it.

If a recorded telephone line is used, the obligation to document the reporting may be accomplished by recording the conversation with the consent of the whistleblower. In the absence of the consent of the whistleblower to transcribe or record the conversation, he/she may be instructed to report in writing.

If the whistleblower requests that the report take place in the presence of the designated person, the latter shall be required to draw up a record minutes, the contents of which shall be certified by the whistleblower by his/her signature.

If the whistleblower does not consent to the transcript or recording of the conversation, he/she is instructed to report it in writing, on paper or in electronic format, to a dedicated mailing address.

The way in which the reported issues may be resolved may also include dismissal when not enough information has been provided to resolve the claim or closing the proceedings if it is found that it is a minor infringement that does not require further action.

You may contact for details:

Ileana Lucian, Partner ileana.lucian@mlegal.ro

Silvia Dumitrache, Senior Associate silvia.dumitrache@mlegal.ro

Laura Ghinea, Senior Associate laura.ghinea@mlegal.ro