News

Proiectul Legii privind protecția avertizorilor în interes public (“Proiectul”) inițat în vederea transpunerii Directivei ”Whistleblowing” (Directiva UE 1.937/2019) instituie cadrul general  în materia protecţiei persoanelor care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul anumitor entități juridice, reglementând totodată aspecte precum conținutul raportărilor sau procedura privind transmiterea și gestionarea acestora.

Prevederile acestui Proiect nu sunt în vigoare la momentul actual, însă se preconizează că acestea vor fi aplicabile în curând, existând astfel necesitatea ca anumite categorii de entități juridice să inițieze deja demersuri în acest sens.

Prezentăm în continuare câteva aspecte din cadrul Proiectului relevante pentru entitățile private.

Entitățile obligate să instituie canale de raportare internă

Obligația de a implementa sau de a identifica canale de raportare internă și de a reglementa modalitatea de efectuare și gestionare  a raportărilor prin proceduri interne specifice, revine:

• entităților care au cel puțin 50 de angajați
• entităților care au mai puțin de 50 de angajați și sunt cuprinse în domeniul de aplicare a actelor normative enumerate în Anexa 3 din Proiect.

Obligația entităților private care au între 50 şi 249 de angajaţi de a identifica sau institui canale interne de raportare intră în vigoare la data de 17 decembrie 2023. Pentru restul entităților, în lipsa unui termen derogatoriu, aceste obligații intră în vigoare odată cu legea.

Avertizorul în interes public

Avertizorul în interes public este persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional. În această categorie intră lucrătorii, candidații, foștii salariați, persoanele parte la negocieri precontractuale, persoanele care desfășoară activitate independentă, acționarii, persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere, membrii neexecutivi ai consiliului de administratie, voluntarii și stagiarii remunerați sau neremunerați, precum și orice persoană care lucrează sub conducerea și supravegherea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanților și a furnizorilor acesteia.

Contextul profesional în care pot fi identificate încălcările este reprezentat de orice activități profesionale, actuale sau anterioare, remunerate sau nu, în baza cărora persoanele pot obține informații referitoare la încălcări ale legii și pot suferi represalii în caz de raportare a acestora. Contextul profesional poate include procesul de recrutare, negocierea pre-contractuală, executarea contractului de muncă sau a altui tip de contract, exercitarea atribuțiilor în cadrul organelor de drept societar sau exercitarea calității de asociat.

Obiectul raportării

În sensul Proiectului, încălcări ale legii se referă practic la orice nerespectare a dispozițiilor legale, inclusiv incălcări ale normelor Uniunii Europene, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii. După cum se poate observa, definiția încălcărilor legii este foare largă. Deși sunt enumerate cateva domenii în care încălcările se pot produce, acestea sunt date cu titlu de exemplu, enumerarea nefiind limitativă.

Astfel, orice faptă care reprezintă o încălcare a legii sau chiar o suspiciune rezonabilă cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, inclusiv informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări, care s-au produs sau sunt susceptibile să se producă în cadrul entităților cărora li se aplică viitoarea lege, se va putea raporta.

Modalități de raportare

Raportarea se poate realiza atât prin intermediul canalelor interne cât și externe de raportare. Foarte important de menționat este faptul că avertizorul în interes public poate alege între cele două, luând în considerare existența riscului de represalii, imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor de raportare sau lipsa canalului intern de raportare.

Raportarea internă (in house) va reprezenta principala modalitate de raportare și se va putea efectua prin mijloacele puse la dispoziție de entitățile incluse în domeniul de aplicare al legii. Raportarea externă se va putea efectua prin canalele externe puse la dispoziție de autoritățile competente să primească astfel de raportări, precum Agenţia Naţională de Integritate.

Raportarea se poate face într-una din următoarele modalități:

• în scris, pe suport de hârtie sau în format electronic
• prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocală
• prin întâlnire față în față.

În plus, există și posibilitatea divulgării publice a informațiilor privind încălcarea legii. În acest caz, avertizorul beneficiază de protecție doar în anumite condiții, cum ar fi, spre exemplu, situația în care a raportat mai întâi intern și extern sau direct extern însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare în termenul legal. Aceasta se va putea realiza prin intermediul presei, organizaţiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizaţiilor neguvemamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispoziţie în orice mod în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii.

Conținutul raportărilor

Raportarea trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informatii:

• numele, prenumele și datele de contact ale avertizorului
• contextul profesional în care au fost obținute informațiile
• persoana vizată, dacă este cunoscută
•  descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii
• probele în susţinerea raportării
• data şi semnătura

Cu titlu de excepție, sunt premise și raportări anonime. Astfel, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează, în măsura în care conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii.

Foarte important de precizat faptul că termenul maxim de păstrare a raportărilor este de 5 ani, după care acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.

Entitățile private care au între 50 şi 249 de angajaţi au posibilitatea de a se grupa și a utiliza sau partaja resurse în ceea ce privește primirea raportărilor și acțiunile subsecvente.

Obligația de a păstra confidențialitatea

Sunt prevăzute reguli exprese cu privire la protecția identității avertizorului, a persoanei vizate și a terțelor personae la care se face referire în raportare.

Spre exemplu, în ceea ce privește avertizorul, ca și regulă, de la care sunt prevăzute anumite excepții, persoana desemnată să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului sau informații care ar conduce la identificarea acestuia. Printre excepții se numără situația în care divulgarea identității este impusă de lege sau când există consimțământul expres al avertizorului cu privire la dezvăluirea identității sale. Deși nu este expres prevăzut, considerăm ca un astfel de consimțământ ar trebui obținut în scris.

Identitatea persoanei vizate de raportare este protejată cât timp sunt în desfășurare acțiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, exceptând cazul în care, urmare a soluționării raportării sau divulgării, se constată nevinovăția persoanei vizate. Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate și dreptul de acces la propriul dosar.

Procedura privind raportarea internă

Menționăm pe scurt elementele pe care companiile trebuie să le aibă în vedere în ceea ce privește procedura privind raportarea internă:

• Modalitatea de gestionare a raportarilor, astfel încât să fie asigurată confidențialitatea identității avertizorului și al oricărui terț implicat
• Obligația de a confirma avertizorului primirea raportării în cel mult 7 zile de la primire
• Desemnarea unei persoane /compartiment/terț responsabil cu procedura de raportare
• Obligația de informare a avertizorului privind stadiul acțiunilor subsecvente raportării în termen de 3 luni de la confirmarea primirii sau de la expirarea termenului de confirmare, dacă aceasta nu a fost transmisă, precum și ori de câte ori acțiunile evoluează și nu există riscul de a periclita desfășurarea acestora
• Obligația de informa conducerea societății și avertizorul cu privire la modalitatea de soluționare a raportării
• Obligația de oferi informații clare și ușor accesibile privind procedurile de raportare externă catre autoritățile competente
• Persoana desemnată, precum și mijloacele de raportare trebuie comunicate angajaților, prin afișare pe pagina de internt și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil
• Obligația de a se asigura că cel puțin un mijloc de raportare este accesibil.
• Obligația de a păstra evidența raportărilor într-un registru care poate fi ținut pe suport de hârtie sau electronic și care se păstrează în condiții de confidențialite.
• Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor pentru efectuarea respectivei raportări,cum ar fi suspendarea contractului de muncă, concedierea, retrogradarea, sancțiuni disciplinare, discriminarea, refuzul de a transforma un contract de muncă pe perioadă determinată într-unul pe perioadă nedeterminată etc.

În cazul în care, spre exemplu, canalul de raportare este o linie telefonică neînregistrată, conversația se documentează de către persoana desemnată într-un proces-verbal de transcriere completă şi exactă, cu oferirea posibilității avertizorului de a verifica, rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la conținut, prin semnarea acestuia.

În cazul în care se utilizează o linie telefonică înregistrată, obligația de a documenta raportarea se poate realiza prin înregistrarea conversației cu acordul avertizorului. În lipsa consimțământului avertizorului pentru transcrierea sau înregistrarea coversației, acesta poate fi îndrumat să raporteze în scris.

În cazul în care avertizorul solicită ca raportarea să aibă loc în prezența persoanei desemnate, aceasta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, al carui conținut este certificat de avertizor prin semnătura sa.

În cazul în care avertizorul nu își exprimă consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport de hârtie sau in format electronic, la o adresă de poștă dedicată.

Maniera de soluționare a aspectelor semnalate poate consta inclusiv în clasare atunci când nu au fost transmise suficiente informații pentru soluționarea solicitării sau în închiderea procedurii dacă se constată că este vorba de o încălcare minoră care nu necesită acțiuni subsecvente suplimentare.

Concluzii

Subiectul tratat in Proiect nu este unul de noutate în cadrul legislativ din România, existând deja anumite reglementări similare în special în ceea ce privește autoritățile publice. Cu toate acestea, Proiectul aduce schimbări importante, printre altele, pentru anumite categorii de entități private, prin aceea că instituie o serie de obligații cu privire la implementarea și menținerea unui canal de raportare și a unor proceduri privind raportarea internă efectuată de un avertizor în interes public.

Un aspect relevant pentru entitățile private ține de implementarea și asigurarea respectării cerințelor aplicabile din materia protecției datelor cu caracter personal, în procesul de instituire a canalelor de raportare și de gestionare a acestor raportări. Astfel, având în vedere că Proiectul de lege prevede la nivel general obligativitatea respectării cerințelor privind protecția datelor personale în legătură cu raportările, modalitatea concretă de îndeplinire a acestor cerințe va fi stabilită de către fiecare entitate în parte, prin considerarea prevederilor legale aplicabile.

Aspectele tratate în cadrul Proiectului se regăsesc deja în practică din materia protecției datelor personale, existând anumite îndrumări la nivel european cu privire la asa zisele mecanisme interne de whistleblowing încă din anul 2006. Cu toate că respectivele îndrumări vizau în mod specific anumite arii, precum domeniul bancar sau lupta împotriva corupției, erau implementate mecanisme de whistleblowing și pentru societăți private având alte obiecte de activitate, care puteau justifica un interes legitim pentru efectuarea unor astfel de operațiuni de prelucrare. Odată cu adoptarea Proiectului de lege însă, implementarea unor astfel de mecanisme de raportare nu se va mai realiza în mod voluntar, devenind obligatorie indiferent de obiectul lor de activitate, pentru anumite entități juridice.

Este important de precizat faptul că noua lege nu se va aplica avertizărilor formulate și nesoluționate înainte de intrarea în vigoare a acesteia.

De asemenea, o atenție deosebită va trebui acordată de angajatori modului în care procedura prevăzută de noua lege va interfera cu eventuale proceduri de cercetare disciplinară intervenite ca urmare a raportării.

Ileana Lucian – Partener

Maria Dosan – Avocat colaborator coordonator

Adela Rusu – Avocat colaborator